jul/ago 2013

Las mejores prácticas para prevención y detección del fraude

Dra. Muna Buchahin, CFE, CGAP, CFI, CRMA
Auditora Forense y Experta Anticorrupción

Es un hecho que los delitos de cuello blanco han mostrado un aumento significativo en las últimas décadas. No obstante lo grave del asunto, en México no existen datos y estadísticas que precisen la realidad y magnitud de los hechos fraudulentos. La incidencia de estos delitos no sólo se manifiesta en la esfera financiera y económica; su acelerada expansión afecta también el desarrollo institucional, político y social de las naciones, y existen evidencias claras de que la corrupción y el fraude en el gobierno, agravan la pobreza, generan abusos graves y obstaculizan el desarrollo humano, sin retorno alguno.

Resulta preocupante, además, que los estudios más destacados en la materia, como el Reporte a las Naciones sobre el Abuso y el Fraude Ocupacional 2012, y publicado cada dos años por la ACFE, revelen que el crecimiento sostenido de estos fenómenos mantenga índices similares a lo largo de todas las regiones del mundo. Aquí expongo algunos datos:

  • El 77% de los fraudes los cometen personas adscritas a contabilidad, operaciones, ventas, alta dirección, servicio al cliente y compras; siendo sus perpetradores 42% empleados; 38% gerentes, y 18% propietarios/ejecutivos.
  • En un 87% se trata de infractores primerizos y con hoja de servicios limpia; sin embargo, el 81% de ellos registra indicadores conductuales de riesgo, lo que hace indispensable la aplicación de pruebas de confianza.
  • Mediante controles anti-fraude se disminuye el costo y la duración de los fraudes.
  • El personal debe ser capacitado sobre las acciones que constituyen fraude, sus efectos perjudiciales y el uso de la denuncia anónima y confidencial para comunicar la existencia de actividades sospechosas.

El Índice de Fuentes de Soborno (2011), sobre la propensión de las empresas de los 28 principales países exportadores a ofrecer/dar sobornos en el extranjero, ubica a México en el lugar 26.

Resulta interesante observar que todas las investigaciones señalan que uno de los factores más importantes para disuadir fraudes es la percepción de los integrantes de una organización, de que existen elementos e instancias precisas de control y denuncia, para detectar al personal que pudiera realizar acciones indebidas, que podrían ser identificadas y sancionadas.

Analizar los tipos de fraude y corrupción existentes, examinar sus causas y consecuencias, y diseñar estrategias factibles para reducir su incidencia y sus efectos, es una tarea urgente en la que todos los profesionales debemos participar. Una organización que cuente con las herramientas e implemente las mejores prácticas para la disuasión de ilícitos estará mejor preparada para prevenir, detectar y reducir de manera significativa la comisión de fraudes y actos corruptos.

La implantación de las mejores prácticas, implica el establecimiento de una política integral que otorgue seguridad plena a los empleados y a terceros, de que todo hecho ilícito va a ser sancionado de manera ejemplar. Entonces, ¿Qué deben hacer las organizaciones públicas o privadas para blindarse contra posibles actos ilícitos? Simplemente, adoptar las mejores prácticas globales tendientes a reducir los índices del fraude y la corrupción. Veamos algunas de ellas.

  • El perfil de los empleados o servidores públicos. Cada uno de los puestos, sobre todo los de áreas sensibles (compras, adquisiciones, proveedores, etc.) deben estar dirigidos por profesionales preparados y honestos y con el expertise y perfil apropiado al cargo. La selección debe ser basada en conocimientos y especialización en relación a las funciones del puesto es factor esencial en la disuasión de fraudes.
  • Verificación de antecedentes laborales y aplicación de pruebas de confianza. Integrarlo como un protocolo obligatorio en el procedimiento de contratación.
  • Fortalecimiento del control interno y evaluación de riesgos. Su aseguramiento, puede dar una seguridad razonable a la organización del adecuado de su gestión. Las revisiones a los controles internos debe practicarse de manera continua. (COSO)
  • La capacitación de los empleados. Invertir en educar a los profesionales de nuestra organización en temas antifraude, como son Técnicas Forenses de Entrevista, Metodología de la Investigación, Análisis de Datos para Detección de Fraude, entre otros, les permitirá asegurar que su personal cuente al menos con el conocimiento especializado en esta materia.
  • Estimular las competencias laborales del personal y promover la certificación internacional en la materia. Resulta de importancia crítica para las organizaciones contar con especialistas en materia de prevención, detección e investigación de fraudes, pues la comisión de estos delitos puede ser tan sofisticada y compleja, que requiere adquirir competencias técnicas y habilidades especializadas para descubrir y reducir su incidencia.
  • Realizar análisis y revisiones forenses permanentes en áreas vulnerables. La actitud es importante. Si se revisa siempre lo mismo, los hallazgos no variarán. Abrir el enfoque y pensamiento de los auditores hacia la investigación.
  • Segregación de funciones y tramos de responsabilidad. Establecer formalmente los ámbitos de autoridad y niveles de responsabilidad de cada uno de los empleados o servidores públicos, relaciones y líneas de reporte.
  • Diseño y promoción de un programa antifraude. El contenido de la política contra el fraude debe ser explícito y claro, y comunicarse a todo el personal de la organización.
  • Seguridad en los sistemas de información. Diversos esquemas fraudulentos involucran la manipulación ilegal de los datos de entrada o de los registros de salida en los sistemas.
  • Establecimiento de mecanismos para reportar fraudes. Hoy día se ha constituido como el medio más eficaz y adecuado para conocer sobre posibles conductas inapropiadas, la Línea Ética de Denuncia, lada 800 y por @mail que permita el anonimato y la confidencialidad para recibir reportes de fuentes internas y externas. En este punto, afirmo: si no hay una investigación apropiada, castigo a los infractores y una respuesta a los denunciantes, difícilmente se alcanzará la confianza y credibilidad en nuestra organización.
  • Alta dirección. La posición de la organización frente a la comisión de estos delitos y la divulgación de la política anti-fraude, en el sentido que todo hecho ilícito va a ser sancionado de manera ejemplar. Divulgar y promover los Códigos de Conducta y de Ética.

Concluyo subrayando la misión de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, ACFE-Capítulo México, es contribuir a la cultura de la prevención y detección del fraude, con la perspectiva de que ello conducirá al establecimiento de mecanismos políticos y morales de la propia sociedad contra la corrupción. Les invito para unirse y apoyar esta actividad y actualizarse en tópicos nacionales internacionales de manera gratuita.

La promoción de la educación continua anti-fraude y la actualización de las mejores prácticas para la prevención, disuasión y detección del fraude es la función que cumple nuestra asociación como Capítulo de la organización internacional surgida en Estados Unidos, en su objetivo de divulgar el conocimiento y las técnicas para enfrentar los fraudes.

Ninguno de los sectores público, privado o social puede sustraerse de enfrentar desde su trinchera, las prácticas fraudulentas y la corrupción, por ello, la conciencia que se adquiera sobre el tema y la educación continua en estos temas, permitirán utilizar este conocimiento para aportar un valor agregado a su profesión, a su organización y por tanto a la sociedad.